الدفع الجزئي شائع في الباقات: يدفع المستفيد نصف قيمة الباقة عند البدء والنصف بعد أسبوعين. وهو اختبار بسيط يكشف إن كان النظام يفصل بين الفاتورة والدفعة أم يعاملهما شيئًا واحدًا.
ونظام يخلط بينهما يجبرك على خيارين سيئين: تسجيل الفاتورة كمدفوعة كاملة وهي ليست كذلك، أو إنشاء فاتورتين لخدمة واحدة فتفسد تقاريرك.
الموقف التشغيلي الذي يعالجه الموضوع
مستفيد يشتري باقة بمبلغ محدد، يدفع جزءًا نقدًا اليوم، ويعد بالباقي لاحقًا. ويحتاج الاستقبال أن يعرف غدًا: كم دفع؟ وكم بقي؟ وهل يبدأ استهلاك الباقة قبل اكتمال السداد؟
وتحتاج الإدارة أن تعرف: كم من مستحقاتنا لم يُحصَّل؟ ومن المتأخرون؟ ومنذ متى؟
المتطلبات التي تكتبها للمورد
- فاتورة واحدة بدفعات متعددة: بلا تجزئة الخدمة إلى فواتير مصطنعة.
- حالات الفاتورة: غير مسددة، مسددة جزئيًا، مسددة بالكامل — ظاهرة بوضوح.
- تسجيل كل دفعة: بمبلغها وتاريخها ووسيلتها ومستلمها.
- الرصيد المستحق: محسوبًا تلقائيًا وظاهرًا للاستقبال عند فتح الملف.
- سياسة بدء الاستهلاك: هل تبدأ الجلسات قبل اكتمال السداد؟ يُضبط بحسب قرارك.
- تقرير المتأخرات: بحسب المستفيد والمبلغ والمدة.
- تنبيه التحصيل: للاستقبال عند حضور مستفيد عليه مستحق.
مثال عملي لاختبار الإجراء
- أصدر فاتورة باقة، وسجّل دفعة جزئية: هل ظهرت الحالة «مسددة جزئيًا» بالرصيد الصحيح؟
- نفّذ جلسة: هل سمح النظام بذلك؟ وهل يمكن ضبط المنع إن أردت؟
- سجّل الدفعة الثانية: هل اكتملت الفاتورة تلقائيًا؟
- افتح سجل الفاتورة: هل تظهر الدفعتان منفصلتين بتاريخيهما؟
- اطلب تقرير المتأخرات: هل ظهر المستفيد فيه بين الدفعتين؟
- افتح ملف المستفيد كاستقبال: هل ظهر المستحق دون بحث؟
ولاحظ أن التحصيل في مراكز الاستشارات يختلف عن العيادات العامة: العلاقة ممتدة لأسابيع، ومطالبة المستفيد بمستحق عند كل زيارة قد تؤثر في العلاقة العلاجية نفسها. لذلك يفضّل كثير من المراكز السداد المسبق للباقة أو الجلسة، وترك التحصيل المتأخر لحالات محدودة تُعالج إداريًا بعيدًا عن الجلسة.
الضوابط والاستثناءات
- لا استهلاك بلا سياسة: السماح بجلسات قبل السداد الكامل قرار تجاري لك — اضبطه ولا تتركه لاجتهاد الاستقبال.
- الدفعة الزائدة: إن دفع أكثر من المستحق، ماذا يحدث؟ يجب أن يكون هناك مسار واضح لا مبلغ معلق.
- تنبيه محترم: صيغة تذكير المستحق أمام المستفيد في الاستقبال تحتاج عناية، فالمكان عام.
- فصل الصلاحية: من يسجّل دفعة غير من يعتمد إعفاءً من المتبقي.
الخطوة التالية لمراجعة النظام
احسم سياستك: هل تبدأ الخدمة قبل اكتمال السداد؟ واكتبها في متطلباتك. راجع صفحة الفواتير والتحصيل.
اطلب عرضًا توضيحيًا للنظام
نصدر فاتورة بدفعتين أمامك ونعرض الرصيد المستحق وتقرير المتأخرات — بسياسة الاستهلاك التي تختارها.