PsychFlow نظام إدارة العيادات والاستشارات النفسية

نظام إدارة برامج دعم الموظفين EAP

أدر برامج دعم الموظفين وعقود الشركات واستحقاقات الجلسات والفواتير والتقارير المجمعة، مع حماية خصوصية المستفيدين. برنامج دعم الموظفين يعيش أو يموت على الثقة: إن شكّ الموظف أن جهة عمله قد تعرف أنه استخدم الخدمة، فلن يستخدمها — ويتحول العقد إلى بند مصروف بلا أثر.

عقد برنامج — جهة متعاقدة سنة تعاقدية
عقد حزمة جلسات سنويةحد فردي: ٦ جلسات لكل مستفيد ساري
رصيد الاستهلاك حتى تاريخه٦٢٪ من الحزمة · بمعدل ثابت ضمن الحد
تقرير تقرير الجهة الربعيمؤشرات مجمّعة · بلا أسماء ولا حالات جاهز
تنبيه اقتراب نفاد الحزمةعرض التجديد أو رفع الحد للإدارة
ما تراه الجهة: أرقام مجمّعة هوية المستفيد: محجوبة عنها

إدارة عقد البرنامج واستخدامه

عقد برنامج دعم الموظفين ليس فاتورة واحدة بل منظومة استحقاقات: حزمة للجهة، وحد لكل مستفيد، ومدة سريان، وقواعد تجديد. يديرها النظام كوحدة واحدة فتعرف في أي لحظة أين وصل استهلاك كل عقد.

العقد والجهة

لكل جهة عقدها بمدته وحزمته وأسعاره وشروطه، وقد ترتبط به أكثر من جهة تابعة أو فرع.

الاستحقاق والتحقق

تحديد من يستحق الخدمة: الموظف وحده أو معه أفراد أسرته، والتحقق منه دون كشف استخدامه للجهة.

حدود الاستخدام

حد لكل مستفيد وحد إجمالي للعقد، وسياسة واضحة لما يحدث عند بلوغ أي منهما.

الرصيد والاستهلاك

متابعة لحظية لما استُهلك وما تبقى، بمعدل الاستهلاك ومؤشر نفاد الحزمة قبل نهاية المدة.

التجديد والتعديل

تنبيه قبل نفاد الحزمة أو انتهاء المدة، مع إمكانية رفع الحد أو تمديد العقد بأثر موثق.

عقود متعددة

جهات متعددة في النظام نفسه بشروط وأسعار وتقارير منفصلة، دون خلط بين بياناتها.

رحلة الموظف داخل خدمة مستقلة

المستفيد يتعامل مع مقدم الخدمة لا مع جهة عمله. يتحقق النظام من استحقاقه دون أن يُبلّغ الجهة، ثم يتابع رحلته كأي مستفيد آخر: ملف وحجز وجلسة وتوثيق ومتابعة. الجهة تعرف أن الحزمة تُستهلك، لا من يستهلكها.

١

التحقق من الاستحقاق

يتحقق النظام من شمول المستفيد بالعقد عبر بيانات تعريف متفق عليها، دون إشعار الجهة بالطلب.

٢

الحجز

يحجز المستفيد ذاتيًا أو عبر الفريق، وتُخصم الجلسة من حزمة الجهة لا من حسابه الشخصي.

٣

الخدمة

جلسة حضورية أو عن بعد بالتوثيق المهني نفسه، في ملف خاص بالمستفيد.

٤

المتابعة

خطة ومهام وتقييم متابعة، وعند بلوغ الحد يُعرض مسار الاستمرار وفق سياسة مقدم الخدمة.

ماذا يحدث حين ينتهي استحقاق الموظف والحالة ما زالت تحتاج متابعة؟ هذا سؤال تشغيلي ومهني معًا يجب أن تجيب عنه سياستك قبل التعاقد: تحويل إلى خدمة مدفوعة شخصيًا، أو طلب رفع الحد من الجهة دون كشف الهوية، أو إحالة خارجية. النظام يطبّق ما تختاره ويوثّقه.

ماذا تعرف الشركة عن الاستخدام؟

هذا هو السؤال الذي يحسم قبول برنامجك داخل الشركة، وهو أول ما يسأل عنه فريق الموارد البشرية الجاد. الجواب يجب أن يكون مكتوبًا في النظام لا موعودًا في اجتماع.

ما تراه الجهة

مؤشرات مجمّعة تكفي لتقييم جدوى البرنامج.

  • عدد الجلسات المستهلكة ونسبة الحزمة المتبقية.
  • نسبة المشاركة: كم من المشمولين استخدم الخدمة.
  • توزيع الاستخدام على أنواع الخدمات بشكل عام.
  • اتجاه الاستخدام عبر الأشهر ومؤشر نفاد الحزمة.
  • مؤشرات رضا عامة إن جمعها مقدم الخدمة.

ما لا تراه أبدًا

حدود ثابتة لا تُفتح بطلب من الجهة.

  • أسماء المستفيدين أو أي بيانات تعريف.
  • من حضر ومن لم يحضر من الموظفين.
  • سبب طلب الخدمة أو موضوع الجلسة.
  • توثيق الجلسات أو نتائج التقييم الفردية.
  • أي تفصيل في الفاتورة يربط مبلغًا بشخص.
انتبه لمصيدة المجموعات الصغيرة. في جهة بعشرين موظفًا، تقرير يقول «جلستان في قسم كذا» قد يكشف الشخص عمليًا. لذلك يُضبط في النظام حد أدنى لعدد المستفيدين قبل عرض أي تفصيل، ويُخفى ما دونه. اطلب رؤية هذا الضابط تحديدًا — وجوده يميّز مزوّدًا يفهم هذا السوق عن مزوّد يبيع تقارير.

الفواتير والحدود والتجديد

الجانب المالي في عقود البرامج يختلف عن الأفراد: فاتورة مجمّعة للجهة، ورصيد يُتابع طوال السنة، وتجديد يُناقش قبل نفاد الحزمة لا بعده. والتفاصيل المالية يجب أن تكفي للمراجعة دون أن تكشف أحدًا.

فواتير مجمّعة

فاتورة دورية للجهة بعدد الجلسات وأنواع الخدمات وقيمها، دون أسماء ولا تواريخ تربط جلسة بشخص.

تفاصيلها في الفواتير والباقات.
حدود العقد

الحد الفردي والحد الإجمالي يُطبقان تلقائيًا، ويُنبَّه الفريق قبل بلوغهما بدل اكتشافهما عند الرفض.

يمنع تقديم خدمة غير مغطاة بالعقد.
التجديد بالبيانات

تقرير الاستخدام والمشاركة هو حجتك في نقاش التجديد: جهة ترى ٧٠٪ استهلاكًا ومشاركة مرتفعة تجدد بلا جدل.

يظهر في تقارير الجهات.

اختبر إدارة عقد كامل قبل الشراء

اطلب في العرض تشغيل دورة عقد من طرفيها:

  • إنشاء عقد جهة بحد فردي وحد إجمالي ومدة سريان.
  • تحقق من استحقاق مستفيد وحجز جلسة تُخصم من الحزمة.
  • بلوغ مستفيد حده الفردي وما يعرضه النظام عندها.
  • إصدار تقرير الجهة ومحاولة استخراج أي بيانات تعريف منه.
  • إصدار الفاتورة المجمّعة ومراجعة تفاصيلها.

راجع متطلبات عقد البرنامج

لكل مزود برنامج نموذج مختلف: بعضهم يبيع حزمًا سنوية، وبعضهم يحاسب بالجلسة، وبعضهم يشغّل خطًا للاستقبال قبل الإحالة. نبني العرض على نموذجك أنت لا على نموذج عام.

ما الذي يؤثر في النطاق؟

عدد الجهات المتعاقدة وتنوع شروط عقودها، وطريقة التحقق من الاستحقاق، وصيغة التقارير التي تطلبها الجهات، وهل يشمل البرنامج أفراد الأسرة، وهل تحتاج تكاملًا مع أنظمة الجهة. كلها بنود في عرض السعر.

جهّز هذه قبل الاجتماع

ستة عناصر تكفي لتقدير نطاق واقعي لبرنامجك:

  • عدد الجهات المتعاقدة وعدد المشمولين في كل منها.
  • نموذج الاستحقاق: حزمة سنوية، أو حد فردي، أو محاسبة بالجلسة.
  • كيف يُتحقق من شمول المستفيد اليوم، وبأي بيانات.
  • هل يشمل البرنامج أفراد أسرة الموظف؟
  • صيغة التقارير التي تطلبها جهاتك ودوريتها.
  • سياستك عند بلوغ المستفيد حده والحالة تحتاج متابعة.

أسئلة مزود البرنامج ومدير العقود

ثلاثة أسئلة تحسم قبول النظام في هذا النوع من البرامج.

هل تعرف الشركة تفاصيل جلسات الموظفين؟
لا. الجهة المتعاقدة ليست طرفًا في العلاقة العلاجية، ولا تحصل إلا على مؤشرات مجمّعة: عدد الجلسات المستهلكة، ونسبة المشاركة، وتوزيع عام على أنواع الخدمات، واتجاه الاستخدام. لا أسماء، ولا من حضر، ولا سبب الطلب، ولا توثيق أو نتائج تقييم. وحتى الفاتورة مجمّعة بلا تفاصيل تربط مبلغًا بشخص. ويُضبط حد أدنى لعدد المستفيدين قبل عرض أي تفصيل، حتى لا يكشف التقرير أفرادًا في الجهات الصغيرة. هذه الحدود مبنية في الصلاحيات لا متروكة لانضباط الموظف الذي يصدر التقرير.
كيف تدار حدود الجلسات؟
على مستويين معًا: حد لكل مستفيد وحد إجمالي للعقد. يُخصم من الحزمة مع كل جلسة منفذة، ويمنع النظام تجاوز الحد الفردي ويُنبِّه قبل بلوغه. عند بلوغه يُعرض على فريقك المسار الذي حددته سياستك: تحويل إلى خدمة مدفوعة شخصيًا، أو طلب رفع الحد من الجهة بصيغة مجمّعة دون كشف هوية، أو إحالة خارجية. كل تجاوز أو استثناء يحتاج اعتماد مخوَّل ويُسجَّل بسببه.
هل يمكن إدارة عقود شركات متعددة؟
نعم، وبشروط مختلفة لكل عقد: حزم وأسعار وحدود ومدد وصيغ تقارير متباينة، دون أي خلط بين بيانات الجهات. ويمكن ربط جهات تابعة أو فروع بعقد واحد مع تقارير منفصلة لكل منها إن اقتضى الاتفاق. وإن كان المستفيد مشمولًا بأكثر من عقد — كأن يكون موظفًا ومشمولًا كفرد أسرة في جهة أخرى — تُحدَّد أولوية الخصم بقاعدة معلنة لا باجتهاد الموظف عند الحجز.

اعرض عقدًا حقيقيًا من برنامجك

أحضر شروط عقد واحد من عقودك — الحزمة والحدود وصيغة التقرير — ونشغّله أمامك من إنشاء العقد إلى إصدار التقرير والفاتورة. ثم حاول أنت استخراج اسم مستفيد واحد من التقرير.

  • دورة عقد كاملة بشروطك أنت.
  • اختبار حدود الخصوصية أمام فريقك.
  • تقرير جهة صالح للعرض في اجتماع التجديد.
اطلب عرضًا توضيحيًا