إدارة مواعيد العيادات النفسية
نظّم مواعيد مركزك والحجز الذاتي والتذكيرات والجداول المتكررة وإعادة الجدولة. نظام مواعيد مصمم لعمل العيادات النفسية: مدد جلسات مختلفة، وأخصائيون بجداول متباينة، وغرف محدودة، ومتابعة تمتد أسابيع لا زيارة واحدة.
الأوقات المعروضة تراعي مدة الخدمة وجدول الأخصائي وتوفر الغرفة وقواعد الحجز التي تحددها منشأتك.
حين لا يكفي تقويم المواعيد وحده
التقويم العام يسجّل وقتًا واسمًا. أما مركز الاستشارات فيحتاج إلى ما هو أبعد: جلسة أولى بمدة تختلف عن جلسة المتابعة، وأخصائي يعمل بجدول جزئي، وغرفة لا تتسع لموعدين، وحالة تمتد على سلسلة مواعيد. يدير النظام هذه العلاقات ويربط التقويم بالحضور والملفات والمدفوعات.
تقويم مواعيد عام
يعمل جيدًا للاجتماعات، لا لعمل العيادة.
- مدة موحدة لكل موعد بغض النظر عن نوع الخدمة.
- لا يعرف الغرف، فيقع التعارض المكاني دون تنبيه.
- الموعد منفصل عن ملف المستفيد وتاريخ حالته.
- الإلغاء يترك فراغًا لا يملؤه أحد.
- لا أثر للحضور أو الدفع أو سبب التأجيل.
نظام مواعيد للعيادات النفسية
يعرف الخدمة والأخصائي والغرفة والحالة.
- مدة لكل خدمة: استشارة أولى، متابعة، جلسة أسرية، تقييم.
- جداول متعددة للأخصائيين والغرف والفروع مع منع التعارض.
- كل موعد خطوة في حلقة رعاية داخل ملف المستفيد.
- الشاغر يُعرض على قائمة الانتظار تلقائيًا.
- الحضور والدفع وسبب التغيير مسجّلان في سجل الموعد.
من طلب الموعد إلى تأكيده
يوفر النظام الحجز من الاستقبال والحجز الذاتي عبر بوابة المستفيد، مع اختيار الخدمة والأخصائي والوقت، وإرسال التأكيدات والتذكيرات. المساران يكتبان في التقويم نفسه، فلا تنشأ نسختان من الجدول.
طلب الموعد
يسجّله الاستقبال هاتفيًا أو حضوريًا، أو يحجزه المستفيد بنفسه من البوابة والتطبيق باختيار الخدمة والأخصائي.
عرض الأوقات المتاحة
يحسب النظام الشواغر وفق مدة الخدمة وجدول الأخصائي وتوفر الغرفة وقواعد الحجز والمهلة المسبقة.
التثبيت والتأكيد
يُحجز الوقت ويُحمى من الحجز المزدوج، وتُرسل رسالة التأكيد ببيانات الموعد والفرع والتعليمات.
التذكير والحضور
تُرسل التذكيرات قبل الموعد بمُدد تحددها منشأتك، ويُسجَّل الوصول لتبدأ غرفة الانتظار.
التكرار والإلغاء وإعادة الجدولة
العلاج النفسي سلسلة مواعيد لا موعدًا واحدًا، والتغيير جزء طبيعي منها. يدير النظام المواعيد المتكررة والإلغاء وإعادة الجدولة وإجازات الأخصائيين والبدائل وسجل التغيير، مع إعداد الرسوم والسياسات بحسب طريقة عمل المركز.
سلاسل المواعيد المتكررة
أنشئ سلسلة أسبوعية أو كل أسبوعين بعدد جلسات محدد، وعدّل موعدًا واحدًا أو بقية السلسلة دون إعادة الحجز من البداية.
سياسات الإلغاء والتأجيل
حدد المهلة المسموحة للإلغاء الذاتي، وسجّل سبب التغيير، واضبط رسوم التأخر أو عدم الحضور إن اعتمدتها منشأتك.
إجازات الأخصائيين والبدائل
سجّل الإجازة فتظهر مواعيدها المتأثرة في قائمة واحدة، مع اقتراح أوقات بديلة أو أخصائي بديل وإشعار المستفيدين.
الغرف والفروع
اربط الخدمة بغرفة أو نوع غرفة، فيمنع النظام تعارض المكان ويعرض جدول كل فرع مستقلًا أو مجمّعًا.
التذكيرات والقنوات
رسائل تأكيد وتذكير بقوالب عربية قابلة للتعديل، بمُدد وقنوات تختارها، مع تسجيل حالة الإرسال.
سجل التغيير
كل تعديل على الموعد محفوظ: من غيّره ومتى وما السبب، ليبقى أثر القرار واضحًا عند المراجعة.
سيناريو تختبره في العرض
اطلب منا تشغيل هذه المواقف الأربعة أمامك بدل مشاهدة جدول مثالي. هكذا تعرف كيف يتصرف النظام يوم يختل فيه الجدول، وكيف يساعد فريقك على إيجاد البدائل وإبلاغ المستفيدين.
يُنشئ الاستقبال الملف، ويختار خدمة «استشارة أولى» بمدتها الأطول، فيعرض النظام الشواغر المناسبة لدى الأخصائيين المؤهلين لهذه الخدمة فقط. يُثبَّت الموعد ويُرسل التأكيد مع نموذج التقييم القبلي قبل الحضور.
تُنشأ السلسلة بنقرة واحدة على الوقت نفسه أسبوعيًا، وتظهر مواعيدها في حلقة الرعاية وفي خطة المستفيد. تأجيل جلسة واحدة لا يكسر بقية السلسلة، ويحتسب النظام الجلسات المتبقية من الباقة.
يمنع النظام الحجز الثاني على الغرفة نفسها ويعرض أقرب وقت بديل أو غرفة أخرى تناسب نوع الجلسة. يرى الاستقبال سبب المنع مباشرة بدل اكتشاف التعارض يوم الموعد.
تُسجَّل الإجازة فتُجمع المواعيد المتأثرة في قائمة واحدة. يختار الفريق لكل موعد: إعادة جدولة مع الأخصائي نفسه، أو تحويل إلى بديل، أو تحويل إلى جلسة عن بعد، ثم تُرسل الإشعارات دفعة واحدة ويُسجَّل سبب التغيير.
أسئلة عن الحجز والمواعيد
ما يسأل عنه مديرو التشغيل قبل اعتماد النظام.
هل يدعم الحجز من الاستقبال والحجز الذاتي؟
كيف تعالج المواعيد المتكررة عند غياب الأخصائي؟
هل رسائل التذكير مشمولة؟
ناقش قواعد الحجز الخاصة بمركزك
نظّم حجوزات مركزك باستخدام قواعد تناسب تشغيله. شاركنا عدد الأخصائيين والفروع ومدد الجلسات وقنوات التذكير التي تستخدمها، ونجهّز عرضًا يعمل على جدولك أنت لا على جدول افتراضي.
- خدماتك ومددها وقواعد الحجز لكل خدمة.
- جداول الأخصائيين والغرف وتعدد الفروع.
- سياسات الإلغاء والتأجيل وعدم الحضور.
تابع القراءة
الوظائف الأقرب ارتباطًا بإدارة المواعيد.
- قوائم الانتظار وغرف الانتظار
- الجلسات والاستشارات عن بعد
- بوابة المستفيد وولي الأمر
- الفواتير وباقات الجلسات
- التنفيذ والتدريب وترحيل البيانات