إدارة فواتير وباقات جلسات الاستشارات
أدر فواتير الجلسات والباقات والأرصدة والمدفوعات والإلغاء والاسترداد، مع تكاملات تدعم الدورة المالية لمركزك. الخلل هنا لا يُكتشف مبكرًا: باقة تُحتسب مرتين، أو جلسة تُقدَّم دون استحقاق، أو رصيد لا يعرف أحد إن كان دينًا على المركز أم إيرادًا محققًا.
الفاتورة والدفع والباقة ليست سجلًا واحدًا
كثير من الأخطاء المالية في المراكز سببها الخلط بين أربعة أمور مختلفة: ما استحق على المستفيد، وما دفعه فعلًا، وما لديه من رصيد جلسات، وما نُفّذ له من خدمة. يفصل النظام بينها ويربطها، فتستطيع تتبع كل عملية ومعرفة أين اختلّت.
الفاتورة
ما استحق على المستفيد أو الجهة: جلسة مفردة، أو باقة، أو رسوم أخرى. لها رقمها وتاريخها وحالتها.
الدفعة
ما دُفع فعلًا ومتى وبأي وسيلة. قد تغطي فاتورة كاملة أو جزءًا منها أو أكثر من فاتورة.
استحقاق الباقة
رصيد جلسات مدفوعة لم تُستهلك بعد. مالياً هو التزام على المركز لا إيراد محقق بالكامل.
الجلسة المنفذة
الخدمة التي قُدّمت فعلًا. عند تنفيذها يُخصم استحقاق من الرصيد ويتحول جزء من المقبوض إلى إيراد.
الترابط
كل جلسة منفذة مرتبطة باستحقاقها، وكل استحقاق بفاتورته، وكل فاتورة بدفعاتها — سلسلة كاملة قابلة للتتبع.
سجل العمليات
من أصدر، ومن عدّل، ومن اعتمد الاسترداد — أثر موثق لكل إجراء مالي في سجل التدقيق.
الجلسة المنفردة وباقة الجلسات
يدعم النظام البيع بالجلسة وبالباقة معًا، مع إعداد السعر والصلاحية والرصيد والاستهلاك والتجميد والتجديد وفق سياسات مركزك. الباقات ترفع الالتزام والتحصيل المسبق، لكنها تتطلب ضبطًا دقيقًا حتى لا تتحول إلى نزاعات.
دفع مقابل خدمة واحدة
الأنسب للاستشارات الأولى وللمستفيد الذي لم يقرر الاستمرار بعد.
- سعر الخدمة يحدده نوعها ومدتها والأخصائي إن اختلف التسعير.
- فاتورة مستقلة لكل جلسة مع خيار الدفع المسبق أو بعد الجلسة.
- خصومات أو أسعار خاصة تُطبَّق بصلاحية محددة وتُسجَّل بسببها.
- الإيراد يتحقق بتنفيذ الجلسة مباشرة دون رصيد معلّق.
تحصيل مسبق والتزام أطول
الأنسب لبرامج المتابعة التي تمتد عدة أسابيع.
- عدد جلسات وسعر وصلاحية زمنية تحددها منشأتك لكل باقة.
- رصيد يُستهلك تلقائيًا مع كل جلسة منفذة ويظهر للمستفيد في بوابته.
- تجميد الرصيد لظرف طارئ لمدة مضبوطة بصلاحية اعتماد.
- تنبيه قبل انتهاء الصلاحية أو نفاد الرصيد لعرض التجديد.
قرارات سياسة الباقات التي نضبطها معك
هذه القرارات تُتخذ قبل التشغيل لأنها تمنع أكثر النزاعات المالية شيوعًا مع المستفيدين:
- هل للباقة صلاحية زمنية؟ وما مصير الرصيد بعد انتهائها؟
- هل تُنقل جلسات الباقة بين أفراد الأسرة أو بين الأخصائيين؟
- كم مرة يُسمح بالتجميد، ولمن صلاحية اعتماده؟
- هل تُحتسب جلسة عدم الحضور من رصيد الباقة؟
- كيف تُسعَّر الجلسة إن استُرد جزء من باقة استُهلك بعضها؟
الإلغاء والاسترداد والتسوية
يطبّق النظام سياسة الإلغاء التي تعتمدها منشأتك ويدير إعادة الاستحقاق والاسترداد والإشعارات المالية والتسويات، بصلاحيات اعتماد واضحة. المقصود ألا يكون القرار المالي اجتهادًا فرديًا عند الاستقبال، ولا مجاملة تُكلّف المركز دون أثر مسجّل.
يُعاد الاستحقاق إلى رصيد الباقة تلقائيًا دون تدخل، ويتحرر الوقت ليُعرض على قائمة الانتظار. لا تنشأ فاتورة ولا خصم، وتُسجَّل العملية بسببها في سجل الموعد.
تُطبَّق سياسة منشأتك: احتساب الجلسة من الرصيد، أو رسوم محددة، أو إعفاء يحتاج اعتماد مخوَّل. أيًا كان القرار يُسجَّل باسم من اتخذه وسببه، فتعرف الإدارة لاحقًا حجم الإعفاءات ومن يمنحها.
يحتسب النظام المستهلك بسعره وفق سياستك — بسعر الجلسة المنفردة أو بسعر الباقة — ويعرض صافي المسترد قبل الاعتماد. يصدر إشعار مالي مرتبط بالفاتورة الأصلية، ويُغلق رصيد الباقة، وتبقى السلسلة كاملة للمراجعة والتدقيق.
ما يحتاج إلى تكامل مستقل
يدير النظام الدورة الإيرادية لمركزك: الاستحقاق والفاتورة والتحصيل والرصيد والاسترداد. أما الدفع الإلكتروني والمحاسبة والفوترة الإلكترونية والتأمين فأنظمة وخدمات مستقلة يُربط بها النظام — ولكل ربط أثره في النطاق والتكلفة، فنعرضه بندًا واضحًا لا مشمولًا بالإطلاق.
راجع دورة تحصيل كاملة
اطلب في العرض التوضيحي دورة واحدة متصلة بدل استعراض شاشات فواتير. أربع خطوات تكشف إن كان النظام يمسك الدورة المالية فعلًا أم يسجّل مبالغ فقط.
شراء باقة
تُصدر فاتورة الباقة ويُسدد المستفيد، فينشأ رصيد جلسات بصلاحية محددة يظهر في بوابته.
استخدام جلسة
بتنفيذ الجلسة يُخصم استحقاق من الرصيد، ويتحول ما يقابله من المقبوض إلى إيراد محقق.
إلغاء موعد
تُطبَّق سياسة الإلغاء: إعادة الاستحقاق أو احتسابه أو إعفاء باعتماد مخوَّل، بسبب مسجَّل.
تسوية أو استرداد
يُحتسب المستهلك ويُعرض صافي المسترد، ويصدر الإشعار المالي مرتبطًا بالفاتورة الأصلية.
التقارير التي تطلبها المالية بعد التشغيل
اطلب رؤيتها في العرض لا الاكتفاء بوعد بوجودها:
- المقبوضات مقابل الإيراد المحقق عن الفترة نفسها.
- أرصدة الباقات غير المستهلكة وأعمارها وصلاحياتها.
- المستحقات المتأخرة بحسب المستفيد والجهة المتعاقدة.
- الخصومات والإعفاءات والاستردادات ومن اعتمدها.
- الإيراد بحسب الخدمة والأخصائي والفرع.
أسئلة عن الدورة المالية
ثلاثة أسئلة تطرحها المالية وإدارة المركز قبل الاعتماد.
هل إدارة الباقات ضمن السعر؟
هل يشمل النظام محاسبة عامة؟
هل الدفع الإلكتروني والفوترة الإلكترونية مشمولان؟
اطلب عرضًا على دورتك المالية أنت
صف لنا باقاتك وأسعار خدماتك وسياسة الإلغاء والاسترداد لديك، وجهات التأمين والشركات التي تتعامل معها. نجهّزها في النظام قبل العرض، فترى دورة تحصيل حقيقية بأرقامك وسياساتك — لا مثالًا عامًا لا يشبه مركزك.
- باقاتك وسياساتك مضبوطة قبل الاجتماع.
- تقارير المالية معروضة لا موعودة.
- بنود واضحة لكل تكامل مالي مطلوب.
تابع القراءة
الصفحات المرتبطة مباشرة بالدورة المالية.
- الأسعار وعوامل التكلفة
- التكاملات: الدفع والمحاسبة والتأمين
- اطلب عرض سعر مفصّلًا
- تقارير التشغيل ومؤشرات الأداء
- قائمة متطلبات شراء النظام