ما يغطيه هذا الدليل
حين تتعاقد مع عدة جهات — شركة، وجمعية داعمة، وجهة حكومية — تظهر مخاطرة محاسبية مباشرة: جلسة واحدة تُحتسب على أكثر من مصدر. وهذه ليست مسألة دقة تقارير فحسب، بل قد تتحول إلى مشكلة مع الممولين.
احتياجات هذا النموذج التشغيلي
ربط كل جلسة بمصدر تمويل واحد محدد، وقاعدة معلنة لمن ينطبق عليه أكثر من عقد، وتقارير منفصلة تمامًا لكل جهة.
الوظائف التي تستحق الأولوية
- مصدر تمويل لكل جلسة: إلزامي عند التنفيذ، لا يُترك فارغًا.
- منع الازدواج: ألا تُحتسب جلسة على عقدين مهما تعددت أهلية المستفيد.
- قاعدة الأولوية: حين ينطبق عقدان، أيهما يُخصم منه؟ قاعدة معلنة لا اجتهاد موظف.
- أهلية مستقلة لكل عقد: بشروطه وحدوده ومدته.
- تقارير مفصولة: كل جهة ترى ما يخص عقدها فقط، بضوابط التجميع نفسها.
- تقرير داخلي جامع: يعرض توزيع نشاطك على المصادر — لك وحدك لا للجهات.
سيناريو عملي لمراجعة الملاءمة
- أنشئ عقدين مختلفين وسجّل مستفيدًا مؤهلًا لكليهما: ماذا فعل النظام؟
- نفّذ جلسة: من أي عقد خُصمت؟ وهل ظهرت قاعدة الأولوية؟
- حاول احتسابها على العقد الآخر أيضًا: هل مُنع؟
- اطلب تقرير كل جهة: هل ظهرت الجلسة في واحد فقط؟
- اطلب تقريرك الداخلي: هل يعرض توزيع النشاط على المصادر؟
- انتهِ عقد إحدى الجهات: ماذا حدث للحالات الجارية تحته؟
خيارات النطاق وحدود الاطلاع
- عزل الجهات: لا ترى جهة شيئًا عن عقود غيرها ولا عن مستفيديها.
- استمرارية الخدمة: انتهاء عقد لا يوقف متابعة جارية دون قرار وسياسة معلنة للمستفيد.
- وضوح للمستفيد: أن يعرف تحت أي برنامج يُخدم وما حدوده — لا أن يفاجأ عند النفاد.
- مراجعة دورية: راجع توزيع نشاطك على المصادر ربع سنويًا؛ الاعتماد المفرط على ممول واحد مخاطرة تشغيلية.
الخطوة التالية لطلب عرض مناسب
اكتب عقودك الحالية وقاعدة الأولوية بينها. راجع صفحة عقود الجهات.
ناقش متطلبات مشروعك
نضبط عقودك بأهلياتها وقاعدة أولويتها، ونعرض منع الازدواج وتقارير كل جهة منفصلة.